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02 外貿工作職責怎么寫(外貿專員的工作職責)
Instagram刷粉絲, Ins買粉絲自助下單平台, Ins買贊網站可微信支付寶付款2024-07-15 12:50:19【】1人已围观
简介意見要及時傳達,對生產中出現的各種問題進行監督、反饋,對于生產中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。3)核對所有來料,與客戶確認意見相符一致。4)要注意客戶的變更,如面料顏色、合同數量,如出現變更,
3)核對所有來料,與客戶確認意見相符一致。
4)要注意客戶的變更,如面料顏色、合同數量,如出現變更,要在第一時間內通知生產部門,減少不必要的損失。
六、定單的跟蹤
在定單的執行過程中,要準時填報生產進度跟進表,及時給客戶報告生產進度,并要及時匯總資料,整理訂單,避免出現疏漏的地方,并及時與客戶和生產部門溝通,對出現的意外情況要及時處理,如上報、與客戶協商拖期、協調有關部門采取補救措施等。
在臨近交期時,如生產過程中如有防礙大貨交期無法按合同順利執行時,必須事先通知客戶;當大貨生產過程中,縫制、印花、繡花等出現防礙生產順利進行時,一定要及時通知客戶(同時發樣給客戶)采取有關補救措施。
為了大貨生產能夠順利進行,首先要及時去生產廠看每天的生產情況。對于客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時,除了溝通之外,還應有書面形式傳真于客戶或者把生產進度情況告訴客戶,并提醒有可能影響交期,同時,要排查生產環節中還可能存在的問題,要及時匯總情況,尤其是輔料。
跟單員在開貨前提供完整的生產工藝單( 包括生產制單、尺寸表、配料表、物料卡,追蹤生產進度、貨期、及品質控制要求)。給經理.廠長,生產部和QC部,并協同生產部一起開產前會,將生產過程中特別要求和引起注意的問題在會上提出并一起記錄簽名確認無疑問才開貨,開貨后由QC負責跟進生產全過程的產品質量并出具各個階段(裁床,車間,尾部驗貨報告單,將信息及時反饋給跟單員(對于生產過程中發現的問題要提出整改建議和防范措施);客戶來我司驗貨時,跟單員要陪同客戶一起驗貨,并做好記錄將客人要求的信息及時反饋給生產各部門。
七、出貨
跟單員提前6~7天提供商檢資料給船務,并與客戶協商的最后入倉期,跟進裝箱單,入倉紙,出口證等出貨資料及時安排出貨,對于箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求,應當引起注意,并以書面形式下達給包裝部
1出貨時間、數量、入貨時間,及時通知相關部門(根據入貨通知時間及時安排發貨,如不能保證交貨,及時同船運公司或客戶協商處理)
2訂艙、報關
3辦理內部發貨手續
4船樣及相關事宜,船樣一般在大貨出貨前6~10天給客戶寄出。
八、發票的開具及貨款回收
跟單員負責出貨后跟進發票的開具,由跟單員負責提供出貨裝箱單及定單合同交給財務部統一開具發票。跟單員負責及時督促客戶辦理,加快公司的資金周轉。
另對于信用證結算的客戶,由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證,單證員負責對信用證的內容進行審核;電匯方式結算的,要在發貨后,及時督促客戶付款,避免壞帳損失的發生。
九、跟單員報帳
對于費用方面的報帳:差旅費,出差歸來后,要及時報帳,具體按公司文件執行;其他費用的報帳,力求在費用發生的當月進行報帳,避免費用跨月報帳,影響公司及部門的利潤核算。
電話費用原則是按發票實報. 但請自覺劃掉私人話費.
十、資料的整理與歸檔
所有跟單人員對于自己負責的所有資料要及時進行整理并歸檔,保持桌面清潔、資料擺放有序,分配到個人的檔案櫥要及時進行整理,保持資料的整體外觀和實用性,不準亂放;對于公用部分的辦公用品等,要及時進行整理,個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放,如發現隨意亂放者,將對責任人進行處罰
進出口貨物的:
出口貨物跟單的基本程序:
出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨,證,船,款為中心,包括備貨,催證,改證,租船訂倉,(報關,報驗,裝船),
制單,結匯等環節。我們將這些程序概括為:
(1).籌備貨物:按訂單及信用證的要求,按時,按質,按量地備好貨物。
(2).催審單證:大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障,因它是銀行信用。 只要所裝運貨物與信用證條款一致,銀行保證
付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證,審核和修改的跟蹤工作。
催證:貨物快完成時,要催證。
審證:審證是銀行和公司的共同職責,但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上,開證的國家有無貿易往來?開證行的資信?
公司審開證人和受益人對否?L/C的貨物和金額與合同是否相同?裝期?特別條款?
改證:審證后發現問題是常事。包裝上,總金額,效期,包括拼寫錯誤。要求對方修改,一份L/C,可能有幾處問題,我們要一一
指出,一次性修改。
(3).訂倉裝船:貨物備妥,L/C沒問題后,我們就要進入到出貨裝柜,租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的,我們負責租船
訂倉和裝船的手續。首先:
出貨裝柜:跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇,制作裝箱單,跟蹤裝柜等。
A. 貨柜選擇:根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有:20’柜:29 – 30立方/17.5噸;40’柜:58 – 61 立方/22.5噸;
40’H 68 –71立方/27.5噸。
B. 制作裝箱單:裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格,數量,箱數,毛凈重,包裝尺碼,總體積,箱號,
嘜頭等。
C. 跟蹤裝柜:出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后,跟單員要監裝,
指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨,每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。
(4)制單結匯:是出口貨物跟單的最后一個環節。
A.制單:貨物裝船后,跟單員要及時按L/C,合同或其它單據的內容制作各種單據。
要在L/C的有效期內將單據送交銀行。
出口單據主要有:匯票,發票,海關發票,提單,裝箱單,產地證,商檢證,保險單等。
B.結匯:如按L/C的規定制作了單據,并及時送交了銀行,我們就可及時收到貨款了。
單據要求:正確,完整,及時,簡明,整潔
進口貨物跟單的基本程序:
就是跟進進口合同的履行。其程序為:租船訂倉,申請開證,催交裝運,辦理保險,商檢報關及接貨驗收等。
物料采購跟單流程:
(1) 制作訂購單:
跟單員接到所需部門的請購單,要制成訂購單傳給供應商。制訂購單時注意:審查請購單。熟悉訂購的物料,價格確認,確認質量
標準。確認物料需求量,制定訂單說明書,發出訂購單。(制作采購單P。26),將要采購的物料名稱,規格型號,數量,價格。
交期等要求表達清楚。采購單經審核無誤后發給供應商,并要求供應商簽字回傳。
(2)訂單跟蹤
對長期合作的,信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝,跟蹤原材料,跟蹤加工過程,跟蹤組裝總測,跟蹤包裝入庫。
(3)物料檢驗
確定檢驗日期,通知檢驗人員,進行物料檢驗,處理檢驗問題
(4)物料進倉
協調送貨,協調接受,通知送貨,物料入庫,處理接受問題
生產過程跟單的流程:
1. 下達生產通知書。
跟單員接到客戶訂單后,應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱,規格型號,數量,包裝要求,交貨期等。
2. 分析生產能力
生產通知單下達后,要分析企業的生產能力。能否按期,按質地交貨。如不能應采取什么措施?要不要外包?
3.制定生產計劃:
生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。
4.跟蹤生產進度
(1) 生產進度控制流程:
(2) 生產進度控制作業程序
(3) 生產進度控制重點:
A.實際進度與計劃進度發生差異,要找原因。通常有下列原因:
1. 原計劃錯誤
2. 機器設備有故障
3. 材料沒跟上。
4. 不良率和報廢率過高
5. 臨時工作或特急訂單的影響。
6. 前制程延誤的累積
7. 員工工作情緒低落,缺勤或流動率高
(4) 跟蹤生產進度的表單:有:生產日報表,生產進度差異分析表,生產進度控制表,生產異常處理表,生產線進度跟蹤表。
5.交期延誤:
如是工廠原因,要通知客戶,取得同意后方可出貨。如不同意,一是協商,我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6.我們再提一下有關訂單的更改問題:
客戶對已下的訂單因市場變化會有更改,有數量上的,(或增加,或減少)。有包裝上的。(彩印,或白合)。有交期的變更。
(或提前,或推遲)。接到客戶要求變更,首先要看改什么?能否接收?如我們的貨已生產的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如還沒按排,問題不大。如已按排了部份,要進行協商。比如數量要減,我們已按原數量采購了材料,通用的問題不大。
但如是專用的,客戶要承擔部份費用。對交期:如要提前,我們要根據實際情況說。如要推遲,時間短,問題不大,但如要延遲很長,那倉儲費,損耗費要承擔。
貨物運輸的跟單流程:
1. 海運出口貨物的跟單流程: 視貿易條件的不同而不同,FOB成交,出口方不要租船訂倉。CNF=CFR 出口方不要辦保險。CIF出
口方要租船訂倉還要辦保險。我們出口都希望用CIF成交。
(1) 報驗:收到LC 或貨款,審核無誤后,貨也備好,向商檢機構申報。
(2) 租船訂倉:與船公司或貨代聯系。
(3) 辦保險:CIF價,我們要投保
(4) 貨物集港:出口單位要在船公司通知的時間內將貨物發運到港區內的指定貨場或倉庫。
(5) 報關:貨物集港后,我們應在裝船前24小時向海關辦理申報手續。
(6) 裝船:憑蓋有海關放行章的裝貨單,貨物可裝船。
(7) 發裝船通知:貨物裝船后,即向收貨人發裝船通知。內容包括:LC或SC號,品名,數量,金額,船名,開航日期等。
(8) 支付運費:
(9) 退關:已完成報關手續放行的貨物,因特別情況,如無艙位,貨短少。不能裝船,要向海關申報退回,退關貨物應在運輸工
具結關之前或自退運之日起三天內辦理手續。
2. 海運進口貨物的跟單流程:
也視貿易條件不同而有不同。CIF CFR條件進口,由出口方租船訂艙。我們進口貨物大都按FOB貿易條件進口。我們自已安排船。跟單程序如下:
(1) 租船訂艙:
(2) 發派船通知:船位訂下后,將船名,船期通知出口方,使其按期備好貨,裝船。
(3) 辦保險:我們收到國外賣方裝船通知后,即向保險公司辦理投保。
(4) 匯集單證:各種進口單證是辦理進口報關,報驗,接交等不可缺少的憑證。
(5) 辦理商品登記:凡法檢商品貨到后,
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