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04 外貿跟單實務與實訓(外貿跟單員在實際工作中要注意的問題)
Instagram刷粉絲, Ins買粉絲自助下單平台, Ins買贊網站可微信支付寶付款2024-07-08 09:58:21【】6人已围观
简介料轉交輔料管理員后三日內應將確認樣寄給客戶確認。作贏外貿單證必會的18步流程四、合同的執行在征得客戶同意或簽定合同并確認客戶已執行合同后(如開L/C、電匯、預付款等),以L/C結算的,要盡快催信用證,
四、合同的執行
在征得客戶同意或簽定合同并確認客戶已執行合同后(如開L/C、電匯、預付款等),以L/C結算的,要盡快催信用證,以預付款結算的,款要及時催,以電匯結算的,風險較大,通常適用于老客戶。下達生產通知單,生產通知必須盡可能資料齊全、完備、正確,并在指令下達后落實相關部門在合理的時間內接收到了正確的指令,并已開始執行。向生產廠要生產計劃,監督生產指令在各環節中的進行,保證其順暢。如有客戶資料未到時,要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解,做出最合理的生產計劃。
五、確認
在合同簽定后,對于擔當來說,確認工作是最重要的。在安排確認時,要掌握以下幾條原則:
a) 首先排列生產計劃,盤查確認點,首先要清點好輔料,核對好來料顏色是否一致,特別是對主、輔料的盤查,保證生產安期順利開始。
b) 監督和督促生產計劃,確認所有保證生產順利進行的有關指示,書面或實物已交待到有關部門的責任人心中,并已得到認真執行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達,對生產中出現的各種問題進行監督、反饋,對于生產中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。
c) 核對所有來物,與客戶確認意見相符一致。
d) 要注意客戶的變更,如面料顏色、合同數量,如出現變更,要在第一時間內通知生產部門,減少不必要的損失。
六、合同的跟蹤
在合同的執行過程中,要準時填報跟單表,及時給客戶報告生產進度,并要及時匯總資料,整理訂單,避免出現疏漏的地方,并及時與客戶和生產部門溝通,對出現的意外情況要及時處理,如上報、與客戶協商拖期、協調有關部門采取補救措施等。
在臨近交期時,如生產過程中如有防礙大貨交期無法按合同順利執行時,必須事先通知客戶;當大貨生產過程中,縫制、印花、繡花等出現防礙生產順利進行時,一定要及時通知客戶(同時發樣給客戶)采取有關補救措施。
為了大貨生產能夠順利進行,首先要及時去生產廠看每天的生產情況。對于客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時,除了溝通之外,還應有書面形式傳真于客戶或者把生產進度情況告訴客戶,并提醒有可能影響交期,同時,要排查生產環節中還可能存在的問題,要及時匯總情況,尤其是輔料。
品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對產品進行檢驗,并出具驗貨報告單(對于發現的問題要提出整改建議和防范措施);客戶來我司驗貨時,品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨,并做好記錄。
七、出貨
根據合同的規定及與客戶協商的最后結果,及時安排出貨(HTP的客戶可能不止一個,他對于箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求,應當引起注意,并以書面形式下達給車間)。
1.出貨時間、數量、入貨時間,及時通知相關部門(根據入貨通知時間及時安排發貨,如不能保證交貨,衣時同船運公司或客戶協商處理)。
2.訂艙、報關。
3.辦理內部發貨手續。
4.船樣及相關事宜,船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。
八、發票的開具及貨款回收
國際業務部單證員負責外銷產品發票的開具,并負責填寫開具外銷發票的相關表格;國際業務部核算員負責內銷產品發票的開具,由跟單員負責填寫開具內銷跟單員負責內銷貨款的回收,及時督促客戶辦理,加快我司的資金周轉。對于外銷產品貨款的結算方面,信用證結算的,由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證,單證員負責對信用證的內容進行審核;電匯方式結算的,要在發貨后,及時督促客戶付款,避免壞帳損失的發生。
九、報帳
對于我部門負責的采購及加工業務,要及時與生產廠進行對帳,在業務結束確認無誤后,讓對方開具符合我司要求的增值稅專用發票,并按我司相關文件規定進行及時報帳。
對于費用方面的報帳:差旅費,出差歸來后,要及時報帳,具體按公司文件執行;其他費用的報帳,力求在費用發生的當月進行報帳,避免費用跨月報帳,影響公司及部門的利潤核算。
十、資料的整理與歸檔
本部門所有人員對于自己負責的所有資料要及時進行整理并歸檔,保持桌面清潔、資料擺放有序,分配到個人的檔案櫥要及時進行整理,保持資料的整體外觀和實用性,不準亂放;對于公用部分的辦公用品等,要及時進行整理,個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放,如發現隨意亂放者,將對責任人進行處罰。
十一、產品的售后服務發票的相關表格。
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