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01 外貿信函格式范文(商務函的格式及范文)
Instagram刷粉絲, Ins買粉絲自助下單平台, Ins買贊網站可微信支付寶付款2024-07-29 01:44:11【】2人已围观
简介外貿函電信函格式一般外貿信函具有七個基本組成部分:信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬語和落款簽字。當然可能還有其他部分如:事由標題、附件和抄送等。1、信頭、日期和信內地址通常,信頭位于信函上方的
外貿函電信函格式
一般外貿信函具有七個基本組成部分:信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬語和落款簽字。當然可能還有其他部分如:事由標題、附件和抄送等 。
1、信頭、日期和信內地址通常, 信頭位于信函上方的中間或者左邊, 包含發信人公司的名稱、地址、電話號碼和電子郵件地址等信息。日期則位于信頭下一行或兩行, 靠左, 英美兩國日期排列順序不同, 英國的順序是日、月、年。信內地址是收信人的聯系方式, 在日期下至少兩行 。
2、稱呼稱呼位于信內地址下兩行, 有不同的形式, 根據發信人和收信人之間的關系選擇不同的稱呼形式 。
3、正文外貿函電的正文一般包括三部分:開始, 正文和結尾 。在開始部分說明寫信目的, 如之前有過通信, 還會提及之前相關信函 。實際信息部分闡明寫信的具體目的、要求或希望 。結尾則表達美好愿望或感謝之情 。
國際貿易信函寫作
含義
在進出口國際業務中,交易磋商,確認成交是一個十分重要的環節。磋商有兩種,一是口頭磋商,一是書面磋商。書面磋商是以外貿信函的形式表現的,是指雙方通過信函、電報、電傳等書面形式來洽談交易。
寫作格式
外貿信函在寫作格式上一般由七個部分組成,即:信頭、行文對象、事由、正文、祝頌語、落款、附件。
1。信頭。信頭包括發函公司的名稱、地址、電報掛號、電傳號碼以及發文字號。一般公司都用印有信頭的專用發函紙。
2。行文對象。行文對象是指信函的受文者,函件發給的公司、商號、店主、經理等。如“英國××公司”。如果寫給負責人,要在公司名稱和對方名字之后加官銜或職務,或者依照習慣可接著寫上“臺覽”、“惠覽”、“雅鑒”等敬詞。
3。事由。業務函件,寫信人為了讓收信人一見便知道內容,往往以“事由”的形式把內容要點標出來。這樣可省時間,便于工作。
4。正文。正文一般由三部分組成。即:開頭、主體、結尾。開頭大致有兩種寫法:開門見山,直述發函意圖;對客戶作自我介紹或引述對方來函。比如:“我公司專營×××”,或“貴公司×月×日來函收悉”等等。
5。主體。主體是信函的中心內容,主要闡明發函者的意見、目的、意圖。文字要簡明,事由要講清楚,力求有理有據,有分寸,使對方能夠接受。作者應依內容的多寡,或分段寫,或分條列項,確保條理清楚。
6。結尾。外貿業務函件的結尾務必簡潔,往往用一兩句表示希望回信或提出與本函件的主旨有關的要求。結尾是點睛之處,特別要寫好。
7。祝頌語。祝頌語分兩部分,祝頌語寫于正文結尾的下面。前部寫于正文的中部,后部另起行,頂格書寫。如“謹視商安”“謹祝”寫于正文中部,“商安”另起行,頂格書寫。
8。落款。落款寫明發函單位名稱,如“××公司”。如有負責人簽字,須注明職銜,年、月、日要寫全。
9。附件。隨函附發的有關材料,如報價單、發票、確認書、單據等,都可作為附件處理。
格式
×××××公司:
傳真:×××地址:××縣×路×號
電傳:×××電話:×××××”
編號:×××
事由:
開頭.
主體.
結尾.
此致
附件:
××公司
××××年×月×日
范文
×××公司:
前從××處獲悉,貴公司為發展轉口貿易,擬訂購我公司××食品,直銷美國。針對你方開展的這一業務,我們愿意提供支持與合作。現報供10000箱,每箱2美元的美國凈價;交貨期××年×月×日,分兩批各5000箱,付款條件是不可撤銷即期信用證。
上述發盤×日復到有效。
××進出口公司
××××年×月×日
商務函的格式及范文
商務信函屬于商務禮儀文書范疇,是指企業與企業之間,在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務活動中用來建立經貿關系、傳遞商務信息、聯系商務事宜、溝通和洽商產銷;詢問和答復問題、處理具體交易事項。其種類包括聯系函、推銷函、訂購函、確認函、索賠函等多種。
文種特性
〔一)語氣口語性
(二)內容直接性
企業每天都要閱讀大量信函文件。商務信函不需要用華麗的詞句。所以,商務信函要寫得簡明扼要,短小精悍,切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函,使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當涉及數據或者具體的信息時,如時間、地點、價格、貨號,等等,要用語精確,使交流的內容更加清楚,這更有助于加快商務活動的進程。
(三)態度真誠性
商務信函要能夠充分體現真誠、禮貌。不管說什么,都要帶著誠意去說。把寫好的商務信函拿起來讀一遍,確保如果此時對方正在電話中與你通話,他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌,并不是簡單用一些禮貌用語,而是體現了一種為他人考慮,多體諒對方心情和處境的態度。
(四)主旨單一性
商務信函具有純粹的業務性,一般要求專文專事,內容集中單一,圍繞公務,突出主旨。
(五)格式規范性
商務信函結構類似于一般的書信,有稱呼、有正文、有署名。外貿商務函、電的寫作則必須依照國際慣例,用英語或對方國家所使用的語言書寫,在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規范和習慣。
(六)地位平等性
商務信函是兩個平等法人之間的往來文書,反映雙方平等、互惠互利的關系。商務信函的寫作應相互尊重,以禮相待。
(七)要求時限性
商務信函是在商務活動的每個環節中形成的,每封信函都是一定時限內的雙方意愿的明確表達。因此,接收對方的信函后必須及時回復。目前,信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式,以適應這一特點的需要。
商務信函一般由三部分組成:信頭、正文、信尾。
(一)信頭
信頭即信函的開頭,由發信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。
1.發信人名稱及地址
發信人名稱及地址一般寫明發信人企業單位名稱及詳細地址。還包括電話號碼、電報掛號、專用電碼、電傳、傳真、買粉絲等商務聯系信息。
2.標題
作為商務信函,它與一般的普通信件不同,只要不是企業單位個人與個人之間的交流,商務信函一般可以有標題。標題位置在信文首頁卜方,居中書寫,其內容是標明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心,使收信人通過標題就對信文的主要內容有大致的了解。常見的商務信函標題有以下兩種形式:
(1)由事由加文種名稱“函”構成,如“關于要求承付打印機貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等。
(2)先寫“事由”二字,加冒號提示,然后直接標寫該信函的內容,如“事由:機動車索賠”。
3.函號
函號即編號,分為對方編號和己方編號。在外貿業務信函的信頭上注明編號,可保證信函便于管理和查閱。
函號位置一般出現在標題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式:一是仿效行政公文發文字號的格式,采用“x函〔xxxx〕x號”或(xxxx) “函第x號”的形式;二是采用直接編號的形式,如“第x號”。
4.稱謂
稱謂是對收信人或收信單位的稱呼,一般寫受文者的尊稱,這是商務信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方,單獨占行,頂格書寫,后面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂:
(1)泛指尊稱。“尊敬的”后加稱謂并加冒號,如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務,如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務部部長”、 “尊敬的銷售部經理”等。
(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱謂能夠體現寫信人與收信人之間的情感與密切關系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等,也可以使用職務,如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財務部張部長”、“尊敬的銷售部王經理”等。
5.收信人地址、單位
收信人地址、單位要寫明收信人企業單位名稱及詳細地址。
(二)正文
正文是商務信函的主體,敘述商務往來聯系的實質問題。正文寫作要求內容單純,一文一事,文字簡明,事實有據,行文禮貌。
1問候語
問候語也即應酬語或客氣語。開頭的問候語是商務信函必不可少的,即發信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示,如“您好”,“近來生意可好,效益頗高”等。如果是初次聯系,可使用“久仰大名,未親雅教”等詞語。如果是回函,可使用“惠書敬悉,不勝感激”等詞語表示感謝來函。
2主體
主體是商務信函正文的核心內容,是發信人要說明的事項。不同的商務信函的內容是不同的。一般包括以下兩個內容:
(l說明發函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發函的目的、根據、原因等內容;復函則要引敘對方來函要點,以示復函的針對性。
(2)說明發函事項。主體表達信函的中心內容,一般是根據發函緣由詳細地陳述具體事項,或是針對所要商洽的問題或聯系事項,闡明自己的意見。要求語氣要平和,問題要明確,事實要清楚,表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內容、意愿要求三部分;詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分;答復函的正文主體包括答復緣由、答復內容兩部分;商品報價函的正文主體包括產品的價格、結算方式、發貨期、產品規格、可供數量、產品包裝、運輸方式等。
如果正文主體內容簡單,邏輯上可采用篇、段合一式結構,如果正文主體內容較多,邏輯上可采用分段式結構。
3結尾語
正文結束以后,一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括,并提出本函的有關要求,強調發函的日的。如請求函的結尾語是“拜托之事,承望協助解決為盼”,希望回函的結尾語是“不吝賜函,靜候佳音”等。結尾語視發信人與收信人的關系以及信函的內容而定,要求恰當得體。
(三)信尾
信尾部分包括四部分內容。
1.祝頌語
所有的商務信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分:
(1)請候語,在正文結束后空兩格書寫。常用的有“敬祝”、“順頌”、“恭祝”等。
(2)安好語,一定另起一行頂格書寫,以表示對對方的尊重。常用的安好語有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。
2.簽署
簽署即發信人的署名或簽名、用印。商務信函的署名可根據企業的要求或發信人的意見而定。有的企業署名以單位名稱加蓋印章的方式;有的企業要求發信人直接簽名,以示對信函的內容負
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