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01 外貿單據制作流程(做外貿單證的基本流程是什么)
Instagram刷粉絲, Ins買粉絲自助下單平台, Ins買贊網站可微信支付寶付款2024-07-25 05:55:04【】8人已围观
简介做外貿單證的基本流程是什么外貿單證的基本流程1.客戶詢盤:一般在客戶下perchaseOrder之前,都會有相關的OrderInquiry給業務部,做一些細節上的了解。2.報價:業務部及時回復客人查詢
做外貿單證的基本流程是什么
外貿單證的基本流程
1.客戶詢盤:
一般在客戶下perchaseOrder之前,都會有相關的OrderInquiry給業務部,做一些細節上的了解。
2.報價:
業務部及時回復客人查詢,確定貨物品名,型號,生產廠家,數量,交貨期,付款方式,包裝規格及柜型等,peroformaInvoice給客戶做正式報價。
3.得到訂單:
經過洽談,收到客戶正式的訂單perchaseOrder。
4.下生產訂單:
得到客人的訂單確認后,給工廠下訂單,安排生產計劃。
5.業務審批:
業務部收到訂單后,首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫,盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名,部門經理審批,再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的,或有預付款和傭金等條款的,要經公司總經理審批才行。合同審批之后,制成銷售訂單,交給部門進程員跟進。
6.下達生產通知:
業務部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產:
(1)如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應立即請客人改證。
(2)如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。
(3):如果是放帳客戶,或通過銀行D/A等方式收匯等,需經理確認。
7.驗貨:
(1)在交貨期前一周,要通知公司驗貨員驗貨。
(2)如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
(3)如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的,要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。
8.制備基本文件:
工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業發票,裝箱單等文件(應由業務跟單員制作,交給單證員)。
9.商檢:
如果是國家法定商檢產品,在給工廠下訂單時要說明商檢要求,并提供出口合同,發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。
應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10.租船訂倉:
(1)如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款,通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系,告知發貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知(INGORDER),通常在開船一周前可拿到定倉紙。
(2)如果是由賣方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司買粉絲船期,運價,開船口岸等。經比較,選擇價格優惠,信譽好,船期合適的船公司,并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉,程序同上。
(3)如果貨物不夠一個小柜,需走散貨時,向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時,還要了解截關時間,入倉報關要求,等內容。
(4)向運輸公司定倉時,一定要傳真書面定倉紙,注明所定船期,柜型及數量,目的港等內容,以避免差錯。
11.安排拖柜:
(1).貨物做好并驗貨通過后,委托拖車公司提柜,裝柜。拖車公司應選擇安全可靠,價格合理的公司簽定協議長期合作,以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料:定倉確認書/放柜紙,船公司,定倉號,拖柜委托書,注明裝柜時間,柜型及數量,裝柜地址,報關行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜,要專門聲明,不能晚到。并要求回傳一份上柜資料,列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等。
(2).傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
(3)要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部,列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等,并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
12.委托報關:
在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時,應提供一份裝柜資料,內容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉號,柜號,船開截關時間,拖車公司,柜型及數量,本公司的聯系人和電話等。
13.獲得運輸文件:
(1)最遲在開船后兩天內,要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做,并給出正確的貨物數量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
(2)督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認后再要求船公司出正本。
(3)及時支付運雜費,付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。
14.準備其他文件:
(1).商業發票:L/C要求提供的文件中,對商業發票要求最嚴格。
發票的日期要確定在開證日之后,交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來,要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證,一般要提前20天辦理。
(2).FORMA原產地證書:FORMA原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前,在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的,要辦理后發證書,需提供報關單,提單等文件。經香港轉運的貨物,FORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,證明未在港對貨物進行再加工。
(3).一般原產地證:一般原產地證可在中國貿易促進會辦理,要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽,也和發票一樣要提前20天辦理。
(4).裝運通知:一般是要求在開船后幾天之內,要通知客人發貨的細節,包括船名,航班次,開船日,預計抵港日,貨物及數量,金額,包裝件數,嘜頭,目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明,如傳真報告書,發函底單等,注意按客人要求的時間內辦理。
(5).裝箱單:裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號,以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要于提單相符。
15.交單:
(1)采用L/C收匯的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。
(2).采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
(3).如果T/T收匯的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16.業務登記:
每單出口業務在完成后要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統計等。
17.文件存檔:
所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18.單證員平時應注意收集信息
運價變動,船期,航線等信息,為業務員報價提供幫助
常見外貿出口單據的制作方法
常見外貿出口單據的制作方法
國際貿易中,主要使用的是跟單匯票,作為出口方要求付款的憑證。制作匯票時應注意下列問題。
出票條款。信用證名下的匯票,應填寫出票條款。包括:開證行名稱,信用證號碼和開證日期。
匯票金額。托收項下匯票金額應與發票一致。若采用部分托收、部分信用證方式結算,則兩張匯票金額各按規定填寫,兩者之和等于發票金額。信用證項下的匯票,若信用證沒有規定,則應與發票金額一致。若信用證規定匯票金額為發票的百分之幾,則按規定填寫。這一做法,通常用于以含傭價向中間商報價,發票按含傭價制作,開證行在付款時代扣傭金的情況。
付款人名稱。托收方式的匯票,付款人為買方。信用證方式下,以信用證開證行或其指定的付款行為付款人。若信用證未加說明,則以開證行為付款人。
收款人名稱。匯票的收款人應是銀行。信用證方式下,收款人通常為議付行;托收方式下,收款人可以是托收行,均作成指示式抬頭。托收中也可將出口方寫成收款人(已收匯票),然后由收款人作委托收款背書給托收行。
B.商業發票
商業發票(Commercial Invoice)是出口商開立的發貨價目清單,是裝運貨物的總說明。發票全面反映了合同內容。
發票的主要作用是供進口商憑以收貨、支付貨款和進出口商記賬、報關納稅的憑據。在不用匯票的情況下(如付款信用證、即期付款交單),發票代替匯票作為付款的依據。
發票沒有統一的格式,其內容應符合合同規定,在以信用證方式結算時,還應與信用證的規定嚴格相符。發票是全套貨運單據的中心,其它單據均參照發票內容繕制,因而制作不僅要求正確無誤,還應排列規范,整潔美觀。
制作內容及注意事項如下:
出口商名稱。發票頂端必須有出口商名稱、地址、電傳、傳真和電話號碼,其中出口商名稱
發票名稱。在出口商名稱下,應注明“發票”(Cormercial Invoice或Invoice)字樣。
發票抬頭人。通常為國外進口商。在信用證方式時,除非另有規定,應為開證申請人。
發票號碼,合同號碼,信用證號碼及開票日期。發票號碼由出口商自行按順序編制。合同號碼和信用證號碼應與信用證所列的一致,如信用證無此要求,亦應列明。開票日期不應與運單日期相距太遠,但必須在信用證交單期和有效期之內。
裝運地和目的地。應與信用證所列一致,目的地應明確具體,若有重名,應寫明國別。
運輸標志(嗟頭)。凡來證有指定嗟頭的,按來證制作。如無規定,由托運人自行制定。以集裝箱方式裝運,可以集裝箱號和封印號碼取代。運輸單據和保險單上的嗟頭,應與發票一致。
貨物名稱、規格、包裝、數量和件數。關于貨物的描述應符合合同要求,還必須和信用證所用文字完全一致。如用列明重量,應列明總的毛重和凈重。
單價和總值。單價和總值必須準確計算,與數量之間不可有矛盾,應列明價格條件(貿易術語),總值不可超過信用證金額的超值發票,銀行可以接受,也有權拒收。
附加證明。大致有以下幾種:(l)加注費用清單:運費、保險費和FOB價;(2)注明特定號碼,如進口許可證號、布魯塞爾稅則號;(3)注明原料來源地的證明文句。
出單人名稱。發票由出口商出具,在信用證方式下,必須是受益人。“UCP 500”規定,商業發票可以只標明出單人名稱而不加簽署。如需簽字,來證中應明確規定,如Signed Commercial Invoice。
運輸單據因不同貿易方式
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